La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN indica que la factura electrónica es un conjunto de documentos electrónicos tributarios. Y estos documentos son soportes de costos, deducciones, ingresos, activos, pasivos y/o impuestos descontables, e involucra la plataforma del registro de facturas electrónicas de venta como título valor.

La evolución de la factura tradicional

Este sistema de facturación conserva las mismas funciones que la factura tradicional y con la implementación de la tecnología proporciona más beneficios Para efectos legales tiene la misma validez que el papel, sin embargo, se genera, valida, expide, recibe, rechaza y conserva electrónicamente, lo que representa mayores ventajas. Tributariamente es un soporte de transacciones de venta de bienes y/o servicios. Para facturar electrónicamente se debe contar con proveedor tecnológico, software propio y el servicio en línea de la DIAN

Principales beneficios

Es significativo el ahorro en papel, por ende, es más económico facturar electrónicamente y además disminuir el consumo de grandes cantidades de papel es una medida amigable con el medio ambiente.

Automatizar un proceso tan importante como es la facturación en las empresas ayudará a simplificar los trámites de procesamiento, gestión documental registro contable, tesorería y consulta de información.

El formato electrónico es validado previamente por la DIAN lo que garantiza que la factura cumple con los requisitos necesarios para tener efectos fiscales, tanto para el facturador como para sus clientes.

Factura electrónica de transporte y RNDC

De acuerdo con la normativa vigente, las empresas de transporte deben entregar factura o documento equivalente por todas las operaciones que realicen. Las empresas de transporte que se encuentren obligadas a emitir factura electrónica por concepto de la prestación del servicio objeto del contrato de transporte deben relacionar el valor del flete que debe pagar su cliente (Generador de carga). En ese orden los generadores de carga tienen la obligación de reportar el valor del flete en el sistema de información Registro Nacional de Despachos de Carga RNDC.

El RNDC cuenta con la funcionalidad que permite cargar a las empresas de transporte de carga el XML de la factura electrónica de transporte de carga por carretera, de manera que, el sistema de información funcionalmente está ajustado para extraer de allí el dato del valor del flete de cada una de las remesas terrestres de carga que ha sido generada a nombre de determinado generador de carga por las empresas de transporte.

Proceso de cargue de factura electrónica

La factura electrónica de transporte de carga por carretera que recibe el sistema de información Registro Nacional de Despachos de Carga -RNDC- corresponde al XML de la respuesta que entrega la DIAN después de validar la factura que le envía la empresa de transporte.

La empresa de transporte deberá crear el Usuario Facturación Electrónica, luego deberá cargar la factura electrónica en el RNDC, seleccionando el archivo que devuelve la DIAN en señal de aceptación de la factura. El RNDC procede a realizar las verificaciones correspondientes.

El botón “Guardar factura” guarda en la base de datos el archivo completo y los valores de los fletes cobrados en cada remesa que encuentre en cada factura. El generador puede consultar todas las facturas que han cargado en el RNDC las empresas de transporte, usando la opción de consulta de documentos. Después de ver el detalle de las remesas de la factura y estar de acuerdo con todos los datos, puede hacer clic en el botón “Aprobar la Factura Electrónica”.

Esa aprobación deja en firma los valores de fletes extraídos. Si el generador de carga no aprueba la factura, el RNDC no tomará el valor de los fletes y el generador puede enviar el valor del flete de cada remesa con otra funcionalidad distinta que provee el RNDC.

Fuentes Consultadas

Ministerio de Transporte -Decreto 1079 de 2015