logotipo logotipo
Sistema Integrado de
Transporte de Carga

BLOG DE
NOTICIAS

Siempre buscamos estar actualizados en temas relacionados con el entorno tecnológico. Por eso, aquí encontrarás noticias de interés y actualidad que te podrían ser de gran ayuda y utilidad. Conócelas!

MARTES

06

Ago...

Transporte de carga

¿Qué es EDI y para qué sirve?

Es claro, que en la actualidad las empresas están obligadas a entrar en la era digital si quieren ser más productivas, pero ¿están preparadas para enfrentar los retos que día a día imponen las nuevas tecnologías? ¿Cómo pueden fortalecer e incrementar los procesos que llevan a cabo?

 

 

Para dar respuesta a estas preguntas es necesario que las empresas y negocios comiencen por aprender a intercambiar información a través de medios digitales, la gestión de: Pedidos, facturas, inventarios y catálogos de precios son apenas el inicio de una era donde la rapidez y eficiencia en el intercambio de información son determinantes a la hora de escoger los productos de una empresa.

 

 

Es vital manejar un mismo lenguaje entre los sistemas informáticos que pretenden una relación comercial, debido a esto, el intercambio electrónico de datos conocido también por su término en ingles Electronic Data Interchange (EDI), es muy importante cuando se trata de buscar que la comunicación empresarial sea estándar y digital a la hora de hacer intercambio de transacciones comerciales y que deban ser acreditadas a través de documentos comerciales.

 

 

EDI es una forma estandarizada y estructurada de desarrollar comercio electrónico por medio de la transferencia directa de datos en formatos digitales, por lo que, utilizar este sistema incrementa la eficiencia de las operaciones comerciales, otorgando mayor productividad en los procesos organizacionales ya que reduce las transacciones en papel y la mediación de personas.

 

 

De igual manera, EDI da las pautas en la estructuración de los documentos electrónicos para que sean trasmitidos con eficacia, donde, el intercambio se desarrolla a través de softwares informáticos que se desempeñan como una interfaz por la que se puede canjear la información comercial como es el intercambio de facturas, pedidos, documentos aduaneros, etc. Este proceso logra disminuir las emisiones físicas y optimiza las labores administrativas potencializando la eficiencia de las operaciones básicas que toda empresa maneja.

 

 

Por otro lado, las relaciones con terceros sean otras compañías, bancos o entidades públicas, mejoran sustancialmente al optimizar los canales de comunicación y el transporte de información, de igual manera, EDI ofrece normas internacionales de sintaxis que definen la estructura de los documentos electrónicos, facilitando labores administrativas a nivel mundial.

 

 

 

El objetivo de EDI es satisfacer la necesidad de integrar los documentos comerciales de una empresa utilizando al mínimo la intervención humana, por lo que al automatizar los procesos, reduce costos en tiempos y movimientos, si bien, este sistema está dirigido a Intercambio comercial entre empresas y consumidores finales, lo cierto es, que es muy utilizado es almacenes de cadena, en el sector automotriz, sector de transporte y turismo y especialmente en la administración pública.

 

 

Una de las ventajas del sistema EDI, es que por su lenguaje común es posible la transferencia de documentos gracias a que permite que interactúen en doble vía los sistemas de información, por lo que es importante que este sistema de facturación electrónica este integrado con los programas de gestión del negocio como son los que administran el inventario o la nómina.

 

 

Un elemento a tener en cuenta son los aspectos de seguridad como pueden ser el control de acceso, el suministro de energía, protecciones contra invasores, y acciones correctivas ante cualquier ataque informático garantizándole al usuario la integridad y confidencialidad de la información, por lo que, clientes o proveedores solo necesitan una conexión que les asegure el intercambio de documentos.

 

 

 

Ventajas de un sistema EDI

 

  • La conexión es única para todos, tanto destinatarios como remitentes.
  • Confidencialidad garantizada.
  • Protocolos que protegen la integridad de los datos.
  • Facilita el control de documentos.

 

 

Cuando se debe utilizar el sistema EDI.

 

El sistema EDI se debe utilizar cuando los interesados comparten una visión clara y definida en los negocios y servicios que participan.  De igual manera, cuando se comparte información de la empresa hacia otras compañías o inclusive entre dos grandes divisiones de la misma empresa que teniendo sus propias aplicaciones informáticas necesitan automatizar el intercambio de información, es fácil comprender lo que logra conseguir cuando los trámites administrativos son de carácter internacional.

 

Con base en lo descrito anteriormente, no siempre es necesario implementar un sistema EDI, puesto que, se deberá tener en cuenta algunos aspectos básicos que determinen si verdaderamente se necesita poner en funcionamiento, estos son algunos elementos a tener en cuenta:

 

  • Que exista un buen volumen de documentos intercambiados.
  • Al momento de hacer la transición al sistema EDI se debe asegurar que el flujo de errores con el método de papel sea elevado.
  • Evaluar el costo que representa el proceso de mantener el sistema de papel.
  • Estimar a través de indicadores si el tiempo es un factor crítico para dar este salto.
  • Finalmente valorar si hay una ventaja estratégica en su implementación a largo plazo.

 

 

Beneficios al poner en funcionamiento un sistema EDI

 

  • Elimina los procesos operativos al no involucrar papel ni personas.
  • Mayor eficiencia y exactitud en la toma de pedidos y evita la perdida de documentos o archivos.
  • Reduce los tiempos de respuesta.
  • Reduce costos en el procesamiento de documentos.
  • Al poder desarrollar más operaciones con menos recursos humanos aumenta la productividad de la empresa o negocio.
  • Mejora las relaciones de los socios de negocios involucrados.
  • Permite monitorear el estado de los procesos en tiempo real.
  • Al beneficiarse el comprador por los descuentos de pago anticipado y el proveedor tener más flujo de caja, la empresa mejora sus finanzas.

 

En conclusión, el sistema EDI optimiza los flujos de trabajo en los procesos organizacionales con tiempos de respuesta precisos lo que en la cadena de producción termina mejorando la experiencia del cliente final.

Autor: