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Las empresas que se dedican a satisfacer necesidades de transporte y distribución de mercancía desarrollan una actividad de servicio puerta a puerta llamada paqueteo la cual se caracteriza por recoger a varios remitentes y entregar a muchos destinatarios en varias ciudades con la particularidad de estar diseñadas para la atención de envíos continuos entre materias primas o productos terminados.
Este tipo de transporte especializado cuenta con dos propiedades: la entrega debe ser oportuna cumpliendo con los tiempos estipulados y, por otro lado, debe llegar al destinatario de manera segura. La razón de que sea un servicio especializado es por que se manipulan paquetes de un kilo hasta un número indefinido de toneladas que se deban transportar y su distribución va desde un día para otro o como máximo dos días.
Los clientes para este tipo de servicio van desde las grandes empresas hasta los paquetes personales como pueden ser los envíos que se hacen entre familiares con artículos que pueden ser libros, ropa, computadores o regalos. Debido a esto, cada compañía de transporte especializado deben contar en cada ciudad principal con bodegas acondicionadas para cada necesidad, es decir, con desembarcaderos al nivel de los vehículos como trabajadores y flotas que estén dispuestas para la recepción y entregas de mercancías lo cual debe ser garantía para el cliente.
Por este motivo, las empresas transportadoras deben tener no solo flotas equipadas con vehículos modernos dotados de tecnología sino también sistemas de gestión que garanticen la eficiencia en sus actividades del día y que brinden la seguridad necesaria para que dichos procedimientos se puedan optimizar en tiempo y costos, dentro de estos desarrollos tecnológicos se debe contar con equipos de comunicación eficientes, alarmas y sistemas de informática avanzados que aseguren el manejo de la información entre las dependencias de las diferentes ciudades.
El servicio de paqueteo debe tener unas características básicas para que cumpla con los estándares que pide el sector, dentro de ellas las más importantes son:
- Las cláusulas del contrato deben ser claras según el acuerdo al que se haya llegado con el cliente.
- Si se establece negligencia por parte de la compañía transportadora en la perdida de los paquetes, esta se debe hacer cargo de dicho extravío y responder por la suma declarada y asegurada.
- Solo hasta que el envío transportado sea recepcionado por el destinatario en el lugar de destino y si no hay observaciones se entenderá que el servicio se cumplió a cabalidad.
- El embalaje de los paquetes debe ser hecho por el remitente por lo que siendo este deficiente y les ocasione daño a las mercancías transportadas será él mismo el que asuma los perjuicios causados.
- Los datos suministrados por el remitente deben ser exactos ya que de haber alguna omisión o falsedad en la información será él mismo el que asuma los problemas derivados de dicho proceder.
- Es importante que el remitente tenga claro que lo que asegure que transporta en sus envíos es lo que la empresa transportadora decidirá transportar puesto que los paquetes no son destapados ni verificados. En este orden, si los elementos dentro de ellos no corresponden a lo que el remitente estipula que llevan la compañía no se haría responsable de sus contenidos.
- Otro elemento de mucha importancia es el seguro del paqueteo ya que lo que declare el remitente será lo que la empresa transportadora pagará en caso de avería, saqueo, hurto o extravío, por lo que si el valor de la mercancía es mayor al valor del seguro será el cliente el que asuma dicha diferencia.
Por otro lado, el software de transporte de carga debe generar la trazabilidad en el sistema de seguimiento de la cadena logística cumpliendo con los requerimientos de las empresas por lo que de acuerdo a los cambios actuales las organizaciones deben dinamizar sus movimientos al interior y exterior de las mismas, por tanto, los envíos y recepciones deben ser monitoreados puesto que los clientes esperan resultados eficientes y es por ello que se requiere de un programa que controle todos estos aspectos y garanticen el cumplimiento.
Una solución integral en la logística del paqueteo es ayudar a las empresas a diseñar y analizar diferentes formas de entregas y recogidas en toda la cadena donde se modelen todas las conexiones y personas involucradas que se necesitan desde el punto de despacho hasta el punto de entrega de los destinatarios, consultando por número de guía, el nombre de cliente, el sector de distribución y el tiempo y estado del paquete.
Los informes y reclamos deben ser procesados en la misma plataforma que debe estar optimizada con dispositivos móviles logrando automatizar todos los procesos de entrega. El sistema debe ser amigable y de fácil uso donde todos los usuarios puedan mantener un registro y control detallado de todas las operaciones, ordenes de producción, procesos de distribución y contenedores entre otros.
Dentro de las características más importante de un software de carga podemos encontrar:
- Carga automática e impresión de guías con código de barras.
- Identificación de paquetes con código de barras personalizado.
- Seguimiento y control de cada paquete, distribuidor y transporte mediante celulares con aplicaciones de seguimiento
- Generación de gráficos estadísticos y reportes.
Las organizaciones en la actualidad requieren software confiable, sencillo y eficiente que se adapte a cada problema administrativo y logístico con capacidad de tener en cuenta las necesidades particulares de cada empresa desde su misma implementación.
